// Dla kogo jest ten dokument?
Ten dokument określa zasady korzystania z Platformy OptiOrder przez Użytkowników — osoby fizyczne upoważnione przez Klienta do korzystania z Platformy w jego imieniu: Administratorów sieci, Kierowników sklepu, Operatorów zakupów, Administratorów dostawcy, Kierowników sprzedaży oraz Przedstawicieli handlowych.
§1 Zakres i definicje
- Niniejszy dokument określa warunki korzystania z Platformy OptiOrder przez Użytkowników w ramach Konta Klienta.
- W niniejszych Warunkach poniższe pojęcia oznaczają:
- Platforma – aplikacja internetowa OptiOrder dostępna pod adresem https://optiorder.ai oraz powiązane usługi.
- Operator (OptiOrder) – D2C GLOBAL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Domaniewska 37 / 2.43, 02-672 Warszawa, Polska, właściciel Platformy.
- Klient – firma (sklep, sieć handlowa, lokal HoReCa lub inny podmiot), która zawarła Umowę z Operatorem i nadała Użytkownikowi dostęp do Platformy.
- Użytkownik (Ty) – osoba, której Klient nadał indywidualny dostęp do Platformy.
- Konto Użytkownika – osobisty profil w Platformie powiązany z adresem e-mail Użytkownika i jego hasłem; działa w obrębie Konta Klienta.
- Rola – zestaw uprawnień nadanych Użytkownikowi przez Klienta. Dla nabywców: Administrator sieci, Kierownik sklepu, Operator zakupów. Dla dostawców / producentów: Administrator dostawcy, Kierownik sprzedaży, Przedstawiciel handlowy.
- Oddział (Sklep) – jednostka organizacyjna Klienta, do której może być przypisany Użytkownik.
- Warunki Korzystania stanowią uzupełnienie Regulaminu Usługi zawartego pomiędzy Operatorem a Klientem.
§2 Aktywacja Konta Użytkownika
- Konto Użytkownika jest tworzone przez Klienta — Administratora lub wyznaczonego kierownika.
- Na adres e-mail wskazany przez Klienta wysyłany jest link aktywacyjny, który Użytkownik otwiera, aby uruchomić swój dostęp.
- Konfiguracja dostępu obejmuje:
- otwarcie linku z wiadomości aktywacyjnej;
- weryfikację adresu e-mail;
- utworzenie własnego hasła do logowania;
- akceptację niniejszych Warunków.
- Hasło chroni dostęp wyłącznie do Twojego Konta — nie przekazuj go nikomu i nie zapisuj w sposób umożliwiający osobom trzecim jego odczytanie.
- Zakres uprawnień (Rola) oraz przypisanie do oddziałów są ustalane przez Klienta. Operator nie wpływa na to, kto i do czego ma dostęp wewnątrz Konta Klienta.
§3 Role i uprawnienia
- Platforma umożliwia przypisanie Użytkownikom ról, których zakres zależy od typu Organizacji:
- Dla Organizacji typu nabywca (sklep / sieć handlowa):
- Administrator sieci – pełen dostęp do Konta Organizacji: zarządzanie Użytkownikami, oddziałami, dostawcami, cennikami, warunkami handlowymi, raportami i ustawieniami.
- Kierownik sklepu – zarządzanie przypisanym oddziałem: tworzenie i optymalizacja koszyków, zatwierdzanie zamówień na poziomie sklepu, dostęp do raportów oddziału.
- Operator zakupów – dostęp operacyjny: tworzenie koszyków, import zamówień z systemów kasowych, uruchamianie optymalizacji (zakres ustalany przez Administratora sieci lub Kierownika sklepu).
- Dla Organizacji typu dostawca lub producent:
- Administrator dostawcy – pełen dostęp do Konta Organizacji dostawcy: zarządzanie Użytkownikami, cennikami, profilem handlowym (minimalna wartość zamówienia, czas dostawy, terminy płatności), konfiguracją FTP.
- Kierownik sprzedaży – zarządzanie cennikami, promocjami, warunkami handlowymi oraz obsługa zamówień spływających od nabywców.
- Przedstawiciel handlowy – dostęp operacyjny do bieżących zamówień oraz wybranych funkcji ustalonych przez Administratora dostawcy.
- Niezależnie od powyższego Operator może udostępniać rolę Administratora platformy, która obsługiwana jest wyłącznie przez personel Operatora w celach administracyjnych i serwisowych.
- Klient może dostosować uprawnienia poszczególnych Użytkowników oraz przypisywać ich do konkretnych oddziałów.
- Użytkownik widzi i może edytować tylko te dane, do których ma uprawnienia przyznane przez Klienta.
§4 Obowiązki Użytkownika i dozwolone użycie
- Korzystaj z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, przepisami prawa i niniejszymi Warunkami.
- Korzystając z Platformy Użytkownik:
- podaje prawdziwe i aktualne informacje;
- dba o poufność hasła dostępowego;
- bez zwłoki informuje Klienta, jeśli podejrzewa, że ktoś nieuprawniony uzyskał dostęp do Konta;
- weryfikuje wyniki optymalizacji koszyka oraz dane cenników przed wysłaniem zamówienia do dostawcy;
- upewnia się, że zamówienia, które tworzy lub zatwierdza, są zgodne z wewnętrznymi procedurami Klienta.
- Korzystając z Platformy Użytkownik nie może:
- udostępniać loginu i hasła innym osobom;
- destabilizować pracy Platformy ani obciążać jej w sposób utrudniający działanie innym;
- wgrywać cenników, list dostawców lub innych danych, do których nie posiada uprawnień ze strony pracodawcy lub stron trzecich;
- próbować omijać zabezpieczeń ani sięgać po dane Klientów, do których nie otrzymał uprawnień od swojego pracodawcy.
- Zasada uczciwego korzystania: jeżeli sposób użytkowania Platformy znacząco odbiega od typowego (np. masowe wgrywanie cenników lub operacje wpływające na pracę innych Klientów), Operator może tymczasowo ograniczyć dostęp do wybranych funkcji. Celem jest utrzymanie jakości usługi dla wszystkich Klientów, a nie sankcja.
§5 Optymalizacja koszyka — odpowiedzialność Użytkownika
- Platforma oferuje funkcję automatycznej optymalizacji koszyka, która porównuje ceny pomiędzy wgranymi cennikami dostawców.
- Wyniki optymalizacji mają charakter pomocniczy i bazują wyłącznie na danych dostępnych w Platformie w momencie uruchomienia algorytmu.
- Użytkownik jest zobowiązany do weryfikacji wyników optymalizacji przed zatwierdzeniem koszyka, w szczególności: cen, ilości, dostawców, warunków handlowych oraz dostępności produktów.
- Operator nie ponosi odpowiedzialności za błędy wynikające z niezweryfikowania danych przez Użytkownika ani za skutki wysłania nieprawidłowego zamówienia do dostawcy.
§6 Odpowiedzialność
- Użytkownik ponosi odpowiedzialność za:
- prawidłowość danych wprowadzanych do Platformy;
- zachowanie poufności hasła i bezpieczeństwo swojego Konta;
- działania wykonane z użyciem swojego Konta Użytkownika, w tym tworzenie i zatwierdzanie zamówień;
- zgodność wykonywanych operacji z procedurami wewnętrznymi Klienta.
- Operator nie ponosi odpowiedzialności za:
- błędne dane wprowadzone przez Użytkownika;
- działania Użytkownika niezgodne z Warunkami Korzystania;
- spory pomiędzy Użytkownikiem a Klientem;
- decyzje podjęte na podstawie danych z Platformy;
- działania dostawców, do których wysyłane są zamówienia.
- Wszelkie roszczenia związane z korzystaniem z Platformy Użytkownik powinien kierować do Klienta, który upoważnił go do korzystania z Platformy.
§7 Ochrona danych osobowych
- Dane osobowe Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu — jeśli podano) są przetwarzane przez Operatora w celu świadczenia Usług.
- Dane Użytkownika zostały przekazane Operatorowi przez Klienta, który pozostaje administratorem tych danych w rozumieniu RODO; Operator działa wyłącznie w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający — szczegóły reguluje umowa powierzenia zawarta między Klientem a Operatorem.
- Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawarte są w Polityce Prywatności.
- Użytkownik ma prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia oraz wniesienia sprzeciwu. W tym celu powinien skontaktować się z Klientem lub bezpośrednio z Operatorem: support@optiorder.ai.
§8 Usunięcie Konta Użytkownika
- O usunięciu Konta Użytkownika decyduje Klient poprzez panel administracyjny.
- Użytkownik może zgłosić żądanie usunięcia swojego Konta do Klienta lub bezpośrednio do Operatora.
- Usunięcie Konta Użytkownika nie wpływa na dane wprowadzone przez Użytkownika w ramach Konta Klienta (koszyki, zamówienia, cenniki) — pozostają one w dyspozycji Klienta.
- Jeżeli Użytkownik w sposób istotny łamie niniejsze Warunki, Operator może ograniczyć lub odebrać mu dostęp do Platformy — uprzedzając o tym Klienta, u którego Użytkownik pracuje.
§9 Pomoc techniczna i zgłoszenia
- Jeżeli coś nie działa lub masz wątpliwość, jak korzystać z Platformy, najpierw skontaktuj się z Klientem (swoim pracodawcą lub zleceniodawcą).
- Jeżeli sprawa wymaga interwencji po stronie Operatora, Klient (lub Użytkownik za jego wiedzą) może napisać do nas na adres support@optiorder.ai.
- Operator stara się odpowiadać na zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni roboczych.
§10 Aktualizacje Warunków
- OptiOrder może aktualizować niniejsze Warunki — np. gdy zmienia się funkcjonalność Platformy lub przepisy prawa.
- Powiadomimy Cię o aktualizacji — w aplikacji lub e-mailem — zanim nowe brzmienie zacznie Cię obowiązywać.
- Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu w życie nowej wersji oznacza jej akceptację.
- Jeżeli nie akceptujesz nowej wersji, poinformuj o tym Klienta i zaprzestań korzystania z Platformy.
§11 Postanowienia końcowe
- Warunki Korzystania obowiązują przez cały czas korzystania z Platformy przez Użytkownika.
- W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
- Najnowsza wersja niniejszych Warunków jest zawsze publikowana na stronie https://optiorder.ai/warunki-korzystania (link dostępny w stopce serwisu).