Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest D2C GLOBAL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, z siedzibą pod adresem ul. Domaniewska 37 / 2.43, 02-672 Warszawa, Polska, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000998692, NIP 5213989581, REGON 523485640.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: support@optiorder.ai

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w celach:

• świadczenia usług w ramach Platformy OptiOrder (rejestracja konta, logowanie, optymalizacja zamówień, raporty);
• zawarcia i realizacji umowy o świadczenie Usług na rzecz Klienta;
• rozliczeń finansowych i wystawiania faktur VAT;
• kontaktu w sprawach związanych z funkcjonowaniem Platformy oraz pomocy technicznej;
• umówienia i przeprowadzenia prezentacji produktu (demo);
• informowania o nowych funkcjonalnościach i aktualizacjach Platformy;
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Operatorze (np. księgowych, podatkowych);
• dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (rejestracja, korzystanie z Platformy, rezerwacja prezentacji);
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. księgowość, podatki);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora (marketing własnych usług, odpowiedzi na zapytania, dochodzenie roszczeń, analityka serwisu);
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda (newsletter, dodatkowe komunikaty marketingowe, cookies analityczne i marketingowe).

3. Zakres zbieranych danych

A. Dane zbierane na stronie internetowej https://optiorder.ai:

• imię i nazwisko — w celu personalizacji kontaktu;
• adres e-mail — w celu komunikacji i przesyłania zaproszeń na prezentacje;
• numer telefonu (opcjonalnie) — w celu kontaktu telefonicznego;
• nazwa firmy i numer NIP — w celu lepszego dopasowania prezentacji do potrzeb biznesowych;
• informacje o działalności (liczba sklepów, branża) — wyłącznie w celu dopasowania prezentacji i oferty.

B. Dane zbierane w ramach Platformy OptiOrder:

• Dane Użytkowników: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, rola w organizacji, przypisanie do oddziału;
• Dane Klienta (firmy): nazwa, adres siedziby, NIP, REGON, dane kontaktowe, dane oddziałów (sklepów);
• Dane dostawców: nazwy, adresy, numery NIP, dane kontaktowe wprowadzone przez Klienta;
• Dane operacyjne: cenniki, koszyki, zamówienia, historia optymalizacji, warunki handlowe, promocje;
• Dane techniczne: logi systemowe, adres IP, typ przeglądarki, czas logowania — w celu zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki.

4. Okres przechowywania danych

• Dane osób kontaktowych (formularz, demo) — do momentu zrealizowania kontaktu lub wycofania zgody.
• Dane Klientów i Użytkowników w ramach aktywnego Konta — przez czas obowiązywania umowy oraz 30 dni po jej zakończeniu (okres na eksport danych).
• Dane księgowe (faktury) — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co najmniej 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu jej wycofania.
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.
• Logi systemowe — maksymalnie 12 miesięcy, chyba że są niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym");
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem);
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt: support@optiorder.ai

6. Odbiorcy danych i podmioty trzecie

W celu świadczenia usług korzystamy z usług następujących kategorii podmiotów trzecich:

• Dostawcy infrastruktury chmurowej / hostingu — hosting Platformy, baza danych, przechowywanie plików (cenniki, eksporty, logi);
• Dostawcy usług e-mailowych — wysyłka wiadomości transakcyjnych (aktywacja konta, powiadomienia o zamówieniach, faktury);
• Operatorzy płatności — obsługa płatności online za abonament (karta, BLIK, szybki przelew);
• Dostawcy narzędzi analitycznych — analiza ruchu na stronie i jakości usług (po wyrażeniu zgody na cookies);
• Biuro księgowe — obsługa rozliczeń i fakturowania;
• Doradcy prawni i podmioty świadczące usługi audytowe — w razie potrzeby;
• Organy państwowe — wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

Wszystkie wymienione podmioty przetwarzają dane na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych (DPA) oraz w zgodzie z ich politykami prywatności. Aktualna lista podmiotów przetwarzających dostępna jest na żądanie — prosimy o kontakt z Operatorem.

7. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług niektórych dostawców infrastruktury chmurowej dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym do Stanów Zjednoczonych.

Transfer danych odbywa się na podstawie:

• Standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• Decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (np. EU-U.S. Data Privacy Framework);
• Innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO.

8. Pliki cookies i analityka

Strona oraz Platforma wykorzystują pliki cookies w celu:

• cookies niezbędne — zapewnienie prawidłowego działania serwisu (logowanie, sesja, koszyk) — nie wymagają zgody;
• cookies analityczne — analiza ruchu na stronie, statystyki odwiedzin (po wyrażeniu zgody);
• cookies marketingowe — pomiar skuteczności kampanii reklamowych (po wyrażeniu zgody).

Zgoda na cookies: przy pierwszej wizycie na stronie wyświetlamy banner z prośbą o zgodę na cookies analityczne i marketingowe. Skrypty śledzące są ładowane dopiero po wyrażeniu zgody przez użytkownika.

Zarządzanie zgodą: użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje poprzez wyczyszczenie danych strony w przeglądarce lub całkowite wyłączenie cookies w ustawieniach przeglądarki.

9. Bezpieczeństwo danych

Wdrożyliśmy zabezpieczenia adekwatne do ryzyka, wymagane przez art. 32 RODO. Obejmują one m.in.:

• transmisję danych po HTTPS/TLS;
• kontrolę uprawnień opartą na zasadzie najmniejszego dostępu (Role & Permissions);
• silne mechanizmy uwierzytelniania (Laravel Sanctum, weryfikacja e-mail);
• codzienne kopie zapasowe baz danych i plików;
• logowanie zdarzeń bezpieczeństwa i monitoring;
• hosting infrastruktury u dostawców z uznanymi certyfikacjami bezpieczeństwa (np. ISO 27001);
• okresowe testy bezpieczeństwa i przeglądy konfiguracji.

10. Profilowanie i decyzje automatyczne

W ramach Platformy uruchamiany jest algorytm optymalizacji koszyka, który automatycznie porównuje ceny dostawców i proponuje wybór najtańszej oferty dla każdej pozycji. Nie stanowi to zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby fizycznej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających w rozumieniu art. 22 RODO — wyniki algorytmu są wyłącznie rekomendacją, a ostateczna decyzja zakupowa zawsze należy do Użytkownika lub Klienta.

11. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana — w szczególności w przypadku zmian w obowiązujących przepisach, modyfikacji sposobu świadczenia usług lub uruchomienia nowych funkcji Platformy. Każda zmieniona wersja publikowana jest pod tym samym adresem i opatrzona datą wprowadzenia zmian.

12. Kontakt

W razie pytań dotyczących polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

• e-mail: support@optiorder.ai
• adres korespondencyjny: D2C GLOBAL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Domaniewska 37 / 2.43, 02-672 Warszawa, Polska