Regulamin Usługi OptiOrder

§1 Definicje

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

• Operatorze – należy przez to rozumieć D2C GLOBAL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, z siedzibą pod adresem ul. Domaniewska 37 / 2.43, 02-672 Warszawa, Polska, KRS 0000998692, NIP 5213989581, REGON 523485640, będącego właścicielem i administratorem Platformy OptiOrder.
• Platformie – aplikację internetową OptiOrder dostępną pod adresem https://optiorder.ai oraz powiązane usługi.
• Kliencie – przedsiębiorcę w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego (niezależnie od formy prawnej), który dokonał rejestracji Organizacji w Platformie i zaakceptował Regulamin.
• Organizacji – podmiot zarejestrowany w Platformie jednego z następujących typów: pojedynczy nabywca (sklep), sieć handlowa, dostawca lub producent. Typ Organizacji decyduje o domyślnym zestawie funkcjonalności i ról użytkowników.
• Użytkowniku – osobę działającą w imieniu lub na rzecz Klienta, której Klient nadał indywidualny dostęp do Platformy (np. Administrator sieci, Kierownik sklepu, Operator zakupów, Administrator dostawcy, Kierownik sprzedaży, Przedstawiciel handlowy).
• Koncie Organizacji – zbiór ustawień i danych Klienta w Platformie, obejmujący wszystkich Użytkowników, oddziały (sklepy) oraz przypisanych dostawców.
• Koncie Użytkownika – indywidualne konto Użytkownika chronione adresem e-mail i hasłem, przypisane do Konta Organizacji i konkretnej roli.
• Planie Abonamentowym – wybrany przez Klienta wariant Usługi określający zakres dostępnych funkcji, dopuszczalną liczbę Użytkowników, oddziałów oraz wysokość Opłaty Abonamentowej.
• Cenniku Dostawcy – plik zawierający aktualne ceny produktów oferowanych przez dostawcę (CSV, Excel, format PC Market, Eurocash itp.) importowany do Platformy ręcznie lub poprzez FTP.
• Optymalizacji – automatyczny proces porównywania cen z wgranych Cenników Dostawców i wyboru najkorzystniejszej oferty dla każdej pozycji w koszyku.
• Opłacie Abonamentowej – miesięczną opłatę za korzystanie z Platformy, zgodnie z wybranym Planem Abonamentowym.
• Usługach – świadczenie przez Operatora usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy, w modelu SaaS (Software as a Service).
• Umowie – umowę o świadczenie Usług zawartą pomiędzy Operatorem a Klientem poprzez akceptację Regulaminu.

§2 Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia Usług przez Operatora na rzecz Klienta za pośrednictwem Platformy OptiOrder.
2. Platforma OptiOrder umożliwia optymalizację procesu zakupowego B2B, w szczególności poprzez:
   • import cenników dostawców (CSV, PC Market, Eurocash, format własny, FTP);
   • import zamówień z systemów kasowych (np. PC Market);
   • automatyczne porównywanie cen i wybór najtańszego dostawcy dla każdej pozycji koszyka;
   • obsługę promocji, progów rabatowych i warunków handlowych dostawców;
   • wielopoziomowe zatwierdzanie zamówień (Sklep → Centrala → Dostawca);
   • generowanie raportów oszczędności i analityki zakupowej;
   • zarządzanie wieloma oddziałami, rolami i uprawnieniami.
3. Usługi świadczone są wyłącznie na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (B2B). Platforma nie jest przeznaczona dla konsumentów.
4. Rozpoczęcie korzystania z Platformy poprzedzone jest zaznajomieniem się przez Klienta z treścią Regulaminu, Polityki Prywatności oraz akceptacją ich postanowień.
5. Wszelkie autorskie prawa majątkowe do Platformy oraz jej elementów składowych (kod źródłowy, interfejs graficzny, logotypy, dokumentacja, materiały marketingowe) należą wyłącznie do Operatora i podlegają ochronie zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

§3 Rejestracja Organizacji i Konto Użytkownika

1. Rejestracja w Platformie odbywa się poprzez formularz dostępny pod adresem https://optiorder.ai/register. W toku rejestracji Klient wskazuje typ Organizacji:
   • Pojedynczy nabywca (sklep) – indywidualny punkt sprzedaży detalicznej lub lokal HoReCa;
   • Sieć handlowa – podmiot prowadzący wiele oddziałów (sklepów) z centralnym zarządzaniem;
   • Dostawca – hurtownik lub dystrybutor zaopatrujący nabywców;
   • Producent – producent oferujący sprzedaż bezpośrednią.
2. Rejestracja Organizacji wymaga podania następujących danych:
   • typ Organizacji;
   • nazwa Organizacji;
   • numer NIP (opcjonalnie, jednak unikalny w skali Platformy jeśli zostanie podany);
   • imię i nazwisko osoby rejestrującej (przyszłego Administratora);
   • adres e-mail (służący równocześnie jako login Administratora);
   • numer telefonu (opcjonalnie);
   • hasło (minimum 8 znaków);
   • akceptacja niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności.
3. W przypadku rejestracji Organizacji typu Dostawca lub Producent możliwe jest dodatkowe wskazanie domyślnych parametrów handlowych: minimalnej wartości zamówienia, czasu realizacji dostawy, terminów płatności oraz progu darmowej dostawy. Parametry te mogą być modyfikowane w panelu po założeniu konta.
4. Po wypełnieniu formularza Organizacja oraz Konto Administratora są tworzone ze statusem oczekującym. Aktywacja Konta wymaga potwierdzenia adresu e-mail poprzez link wysłany na wskazany adres.
5. Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych, dokładnych i aktualnych danych oraz do ich aktualizacji w przypadku zmian.
6. Po aktywacji Administrator może dodawać kolejnych Użytkowników do swojej Organizacji, przypisując im role o zakresie uprawnień odpowiadającym typowi Organizacji:
   • Dla nabywców (sklep / sieć): Administrator sieci, Kierownik sklepu, Operator zakupów;
   • Dla dostawców / producentów: Administrator dostawcy, Kierownik sprzedaży, Przedstawiciel handlowy.
7. Każdy Użytkownik musi zaakceptować Warunki Korzystania przed rozpoczęciem korzystania z Platformy.
8. Klient odpowiada za działania wszystkich Użytkowników przypisanych do jego Organizacji, w tym za zarządzanie ich uprawnieniami oraz dezaktywację kont osób, które przestały wykonywać czynności na rzecz Klienta.

§4 Opłaty i płatności

1. Korzystanie z Platformy jest odpłatne zgodnie z aktualnym Cennikiem dostępnym na stronie https://optiorder.ai. Zakres bezpłatnych funkcjonalności, ewentualnych okresów promocyjnych lub demonstracyjnych określany jest odrębnie w Cenniku lub w indywidualnych ustaleniach z Operatorem.
2. Opłaty Abonamentowe są pobierane z góry za każdy Okres Abonamentowy (miesiąc kalendarzowy).
3. Płatności realizowane są:
   • automatycznie za pośrednictwem operatora płatności online (karta płatnicza, BLIK, szybki przelew); lub
   • przelewem bankowym na podstawie faktury VAT wystawionej przez Operatora.
4. Faktury VAT są wystawiane i dostarczane w formie elektronicznej (e-faktura) na adres e-mail Klienta.
5. Termin płatności faktury wynosi 14 dni od daty wystawienia, chyba że strony uzgodnią inaczej.
6. Opłaty są bezzwrotne. Klient płaci za pełne miesiące i nie przysługuje mu zwrot za niewykorzystany okres.
7. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika. O zmianach Klient zostanie poinformowany z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed końcem bieżącego Okresu Abonamentowego.

§5 Rezygnacja z Usług i blokada Konta

1. Klient może zrezygnować z Usług w dowolnym momencie poprzez:
   • anulowanie subskrypcji w panelu ustawień Konta Klienta; lub
   • przesłanie oświadczenia o rezygnacji na adres: support@optiorder.ai.
2. Rezygnacja skutkuje zakończeniem Umowy z końcem bieżącego Okresu Abonamentowego. Do tego czasu Klient zachowuje pełny dostęp do Platformy.
3. W przypadku braku płatności przez okres dłuższy niż 14 dni od terminu płatności, Operator może zablokować dostęp do Konta Klienta.
4. Jeżeli zaległość nie zostanie uregulowana w ciągu kolejnych 14 dni od zablokowania Konta, Operator może usunąć Konto Klienta wraz ze wszystkimi danymi.
5. Po zakończeniu Umowy Klient ma 30 dni na pobranie swoich danych z Platformy (eksport cenników, koszyków, zamówień, raportów). Po tym terminie dane zostaną usunięte.

§6 Zasady korzystania z Platformy

1. Klient i Użytkownicy zobowiązani są do korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, przepisami prawa oraz niniejszym Regulaminem.
2. Korzystając z Platformy, Klient i Użytkownicy nie mogą:
   • w jakikolwiek sposób utrudniać lub destabilizować pracy Platformy oraz infrastruktury Operatora;
   • obchodzić mechanizmów zabezpieczeń ani uzyskiwać dostępu do zasobów, do których nie zostali upoważnieni;
   • wykorzystywać Platformy w sposób sprzeczny z prawem powszechnie obowiązującym lub dobrymi obyczajami;
   • przekazywać loginu i hasła osobom trzecim;
   • automatyzować pobierania lub przesyłania danych poza ustalonymi procesami komunikacji platformy (np. boty, crawlery, scrapery) bez pisemnej zgody Operatora;
   • wgrywać cenników lub danych dostawców, do których nie posiadają tytułu prawnego.
3. Klient jest odpowiedzialny za prawidłowość i legalność danych wprowadzanych do Platformy, w tym cenników dostawców, zamówień i danych kontaktowych.
4. Fair Use – zasady uczciwego korzystania:
   • Platforma jest udostępniana w ramach współdzielonych zasobów infrastrukturalnych w celu zapewnienia wysokiej jakości usług wszystkim Klientom.
   • W przypadku wykrycia ponadnormatywnego obciążenia zasobów Platformy przez Konto Klienta (np. wgrywanie nieproporcjonalnie dużej liczby cenników lub uruchamianie optymalizacji o ekstremalnym rozmiarze), Operator zastrzega sobie prawo do kontaktu z Klientem, czasowego ograniczenia funkcjonalności lub zawieszenia Konta do czasu wyjaśnienia.
   • Powyższe działania mają na celu ochronę jakości usług dla wszystkich Klientów i nie stanowią kary umownej.
5. Operator może zablokować lub usunąć Konto Klienta w przypadku naruszenia Regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

§7 Optymalizacja zamówień i wybór dostawców

1. Platforma oferuje funkcję automatycznej optymalizacji koszyka — porównywania cen pomiędzy wgranymi Cennikami Dostawców i wyboru najtańszej opcji dla każdej pozycji.
2. Funkcja optymalizacji ma charakter pomocniczy. Wyniki optymalizacji opierają się wyłącznie na danych dostarczonych przez Klienta (cenniki, warunki handlowe, ilości w koszyku).
3. Operator nie gwarantuje poprawności cen ani dostępności produktów u dostawców — dane te pochodzą z plików wgrywanych przez Klienta lub bezpośrednio przez dostawców poprzez FTP.
4. Ostateczna decyzja o złożeniu zamówienia u konkretnego dostawcy zawsze należy do Klienta. Klient ma możliwość modyfikacji wyników optymalizacji, wykluczenia dostawcy lub ręcznej zmiany pozycji koszyka.
5. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:
   • nieaktualne lub błędne ceny w cennikach wgranych do Platformy;
   • decyzje biznesowe Klienta podjęte na podstawie wyników optymalizacji;
   • brak realizacji zamówienia przez dostawcę;
   • rozbieżności pomiędzy cenami w Platformie a cenami fakturowanymi przez dostawcę.

§8 Wielopoziomowy proces zatwierdzania zamówień

1. Platforma umożliwia wielopoziomowy proces tworzenia i zatwierdzania zamówień: Sklep tworzy zamówienie → Centrala zatwierdza → System generuje dokumenty wysyłki do Dostawcy.
2. Konfiguracja poziomów zatwierdzania zależy od ustawień Konta Klienta i ról przypisanych Użytkownikom.
3. Operator dostarcza wyłącznie narzędzie informatyczne — nie jest stroną żadnej transakcji handlowej pomiędzy Klientem a Dostawcą. Wszelkie umowy handlowe, warunki płatności, dostawy, reklamacje produktowe są regulowane bezpośrednio pomiędzy Klientem a Dostawcą.
4. Operator nie pośredniczy w płatnościach za towary zamówione u Dostawców za pośrednictwem Platformy.

§9 Odpowiedzialność Operatora

1. Operator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Platformy.
2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:
   • prawidłowość danych wprowadzonych do Platformy przez Klienta, Użytkowników lub dostawców;
   • poprawność cen i danych w importowanych cennikach;
   • decyzje biznesowe podjęte przez Klienta na podstawie danych i raportów z Platformy;
   • brak realizacji zamówienia przez dostawcę lub niedotrzymanie warunków handlowych przez stronę trzecią;
   • szkody wynikające z działania siły wyższej;
   • krótkotrwałe przerwy w dostępie do Platformy związane z konserwacją lub aktualizacjami;
   • problemy techniczne po stronie Klienta (sprzęt, oprogramowanie, dostęp do internetu);
   • działania osób trzecich (operatorzy sieci, dostawcy usług, dostawcy towarów);
   • utratę danych wynikającą z działań Klienta lub braku kopii zapasowych po stronie Klienta.
3. Platforma OptiOrder dostarcza dane analityczne i raporty o charakterze informacyjnym. Nie stanowią one porady księgowej, podatkowej ani biznesowej.
4. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, w tym utracone korzyści, utratę zysków, przerwanie działalności, utratę klientów lub kontrahentów.
5. Maksymalna łączna odpowiedzialność Operatora wobec Klienta z tytułu Umowy, niezależnie od podstawy prawnej, ograniczona jest do kwoty równej sumie Opłat Abonamentowych uiszczonych przez Klienta w okresie 3 (trzech) miesięcy poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia.
6. Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w przypadku szkód wyrządzonych umyślnie.

§10 Dostępność Platformy i przerwy techniczne

1. Operator dokłada starań, aby Platforma była dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
2. Operator zastrzega sobie prawo do czasowych przerw w działaniu Platformy w celu przeprowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacji lub napraw.
3. O planowanych przerwach technicznych Operator poinformuje Klientów z możliwie największym wyprzedzeniem.
4. Operator nie odpowiada za niedostępność Platformy wynikającą z okoliczności pozostających poza jego kontrolą, w szczególności z działania siły wyższej, awarii dostawców infrastruktury (np. hostingu, łączy internetowych) lub działań podmiotów trzecich.

§11 Ochrona danych osobowych

1. Operator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.
2. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawarte są w Polityce Prywatności.
3. Z chwilą zawarcia Umowy strony nawiązują również relację powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO. Operator występuje jako podmiot przetwarzający dane osobowe Użytkowników i kontrahentów Klienta wprowadzane do Platformy.
4. Akceptacja niniejszego Regulaminu oznacza jednoczesną akceptację warunków powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartych w Polityce Prywatności.

§12 Własność intelektualna

1. Platforma OptiOrder, w tym jej kod źródłowy, interfejs, logotypy, grafiki i dokumentacja, stanowi własność Operatora i jest chroniona prawem autorskim.
2. Klient zachowuje pełne prawa do danych wprowadzonych do Platformy (cenniki, koszyki, zamówienia, dane biznesowe).
3. Klient udziela Operatorowi niewyłącznej licencji na przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług.
4. Operator może wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane statystyczne do celów analitycznych i rozwoju Platformy, bez możliwości identyfikacji Klienta.

§13 Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Platformy należy zgłaszać na adres: support@optiorder.ai.
2. Reklamacja powinna zawierać: nazwę firmy Klienta, adres e-mail, opis problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania.
3. Operator rozpatruje reklamacje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od daty otrzymania.
4. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną.
5. Reklamacje dotyczące jakości towarów, terminów dostaw lub rozliczeń handlowych z dostawcami należy kierować bezpośrednio do dostawcy — Operator nie jest stroną tych transakcji.

§14 Zmiany Regulaminu

1. Regulamin może podlegać aktualizacjom — w szczególności w związku z rozwojem Platformy, zmianami w przepisach lub modyfikacją sposobu świadczenia Usług.
2. Każdorazowo Klient otrzyma informację o planowanej zmianie z wyprzedzeniem nie krótszym niż 14 dni — na adres e-mail przypisany do Konta lub poprzez komunikat w Platformie.
3. Brak akceptacji zaktualizowanego Regulaminu uprawnia Klienta do zakończenia Umowy najpóźniej w ostatnim dniu bieżącego Okresu Abonamentowego; do tego momentu obowiązuje dotychczasowa wersja Regulaminu.
4. Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu w życie nowej wersji Regulaminu jest równoznaczne z jego akceptacją.

§15 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Wszelkie spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora.
3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie https://optiorder.ai/regulamin.